Czym pisać w biurze?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
U wielu z Was zapewne pojawił się w tym momencie uśmiech na twarzy. Jakie znaczenie ma to czym piszemy? Kogo to w ogóle obchodzi? Czy petycja bądź wniosek napisany piórem ma większe szanse uznania od tego sporządzonego przy pomocy zwykłego długopisu?
Przejdźmy jednak do rzeczy. Uniwersalny produkt w kwestii pisania nie istnieje. Niektórzy pracownicy lubią pisać długopisem, inni są zwolennikami tradycyjnego, eleganckiego pióra. Ważne, żeby nikomu nie narzucać swoich poglądów. Są jednak pewne prawidłowości. Piórem żelowym pisze się najwygodniej na gładkim papierze. Jeżeli takiego używacie w biurze, zaopatrz się w pióra żelowe. Na szorstkim papierze zdecydowanie łatwiej będzie nam pisać zwykłym, tradycyjnym długopisem. Należy pamiętać, żeby unikać wypełniania druków samokopiujących cienkopisami. Dlaczego? Proponuje sprawdzić samemu.
Pozostaje jeszcze aspekt ekologiczny. Jeżeli jesteśmy zagorzałymi zwolennikami ochrony środowiska, zaopatrzmy się w „pisaki” pochodzące z recyklingu.
Jaki papier do biura?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Dobór rodzaju papieru kserograficznego wbrew pozorom nie jest rzeczą łatwą. Na rynku dostępnych jest wiele rodzajów papieru różniących się wieloma parametrami. W swoim artykule postaram się przybliżyć podstawowe parametry papieru ksero i udzielić kilku wskazówek na temat jego doboru. Ograniczymy się tutaj jednak jedynie do klasycznego białego papieru.
Dobierając papier oceńmy go pod względem wizualnym. Wyraźnie widoczny wydruk, kontrastujące kolory to czynniki, na które powinniśmy zwrócić uwagę. Warto zastanowić się nad przeznaczeniem nabywanego papieru. Na rynku dostępny jest papier kserograficzny podzielony na klasy ze względu na technikę drukowania.
Podstawowa właściwość papieru xero to jego format. Inne bardzo ważne parametry to gramatura, grubość, nieprzezroczystość, gładkość, jasność i białość. Nie istnieje uniwersalny papier do wszystkich urządzeń. Wydruki z drukarki laserowej i drukarki atramentowej będą się różnić, jeżeli drukujemy na tym samym papierze. Urządzenia mają swoje preferencje.
Jakimi zasadami kierować się podczas ustawiania biurowych regałów?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Wielu z was nakreślony w tytule problem może wydać się dosyć prozaiczny i groteskowy. Tymczasem odpowiednie ustawienie mebli biurowych może mieć niebagatelne znaczenie. W przypadku złego rozplanowania powierzchni biurowej pracownicy będą mieć problem z odnalezieniem się w stosie dokumentów. Warto zatem przyjrzeć się kilku podstawowym zasadom ustawiania regałów.
Chcemy, żeby usytuowanie mebli wpływało na nas w pozytywny sposób. Meble mają pomagać, a nie przeszkadzać w sprawnym poruszaniu się po biurze. Regały powinniśmy dobierać stosownie do wielkości biura. Zbyt duży mebel może ujemnie wpływać na przestrzeń i wizualnie ją zmniejszać. Przepych w tym przypadku nie jest pożądany. Regały biurowe warto ustawiać w pobliżu biurka. Unikniemy w ten sposób stosu dokumentów zalegających na blacie, a regały zostaną zapełnione. Według psychologów najlepiej czujemy się w pomieszczeniach o regularnym kształcie typu kwadrat czy prostokąt. Jeżeli nasze biuro jest innego kształtu, dobierzmy meble w sposób pozwalająca na korekcję tego.
Jak zwiększyć wydajność pracy biurowej?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Wydajność pracy naszych pracowników zależy od wielu czynników. Schludny wygląd biura poprawia ich samopoczucie. Godziwe wynagrodzenie sprawia, że mają chęć do pracy. Co jeszcze możesz zrobić, żeby twoi pracownicy poczuli się jak u siebie w domu, a praca wydała im się przyjemniejsza?
Przede wszystkim powinieneś zadbać o odpowiednią organizację stanowiska pracy. Odpowiednio zaprojektowane meble biurowe, wbrew pozorom, mogą mieć tutaj kluczowe znaczenie. Biurko powinno być solidnie skonstruowane. Nie chcemy, żeby pracownik opierając przedramiona upadł. Mebel powinien być odpowiednio duży. Przyjmuje się, że minimalne wymiary biurka to 120 x 70 cm. Pracownik powinien mieć swobodę ruchów. Na niewielkim biurku wystarczy położyć stos papierów i czasami trudno odnaleźć się w dokumentach. Warto pomyśleć o podwieszanych półkach. Najważniejsze dokumenty powinny być nie tyle w zasięgu wzroku, co nawet w zasięgu ręki.
Jeżeli nie chcesz, żeby twoi podwładni przynosili zwolnienia lekarskie z powodu problemów z kręgosłupem, zastanów się nad wyborem odpowiednio wyprofilowanych foteli. Krzesło powinno być stabilne, najlepiej obrotowe. Obicie skórzaną tapicerką sprawi wrażenie elegancji i zapewni odpowiedni komfort.
Jak nie przepłacić organizując wyposażenie biura?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Kompletne wyposażenie biura wiąże się ze sporymi kosztami. Sprzęt elektroniczny, artykuły biurowe, meble – wszystko to składa się na całkiem pokaźną sumę. Jak okazuje się, część z tych pieniędzy można w łatwy sposób zaoszczędzić i przeznaczyć na rozwój firmy i różnorakie inwestycje.
Większość firm preferuje zakup drukarki do każdej stacji komputerowej. Zastanów się, czy w twoim biurze nie dałoby się zastosować rozwiązania z jedną drukarką z możliwością drukowania z wszystkich stacji połączonych w sieć komputerową. Lepiej kupić jedną dobrą drukarkę, niż multum średniej jakości. Zakup używanego sprzętu nie jest niczym uwłaczającym. Wiele początkujących przedsiębiorców decyduje się właśnie na ten sposób wyposażania biura. Zdarza się, że ludzie oddają całe zestawy komputerowe za darmo lub kompletny bezcen.
Najnowsze technologie pozwolą Ci oszczędzić energię elektryczną, dlatego decydując się na zakup nowego sprzętu myśl przede wszystkim perspektywicznie. Wybór urządzeń wielofunkcyjnych pozwoli zaoszczędzić pieniądze i przestrzeń biurową. Jeżeli drukujesz dużo i zdarza Ci się wykonywać wydruki próbne, wykorzystuj do tego celu już zadrukowane z jednej strony kartki. Oszczędzasz pieniądze i chronisz środowisko.
Jak zoptymalizować bieżące koszty użytkowania biura?
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Planując zakup sprzętu biurowego powinniśmy wziąć pod uwagę wiele czynników. Rozplanowanie i aranżacja wnętrza nie ma dla nas praktyczne żadnego znaczenia pod względem finansowym. To co będzie nas regularnie kosztowało kilkaset zł, albo więcej w przypadku dużych biur, to zasilenie sprzętu. Jak się okazuje, źle dobrane wyposażenie biura może nas słono kosztować.
Dobrze przemyślany wybór sprzętu może pozwolić nam zaoszczędzić nawet jedną trzecią energii. Na dłuższą metę oszczędność będzie zapewne odczuwalna. Nie wszystko jednak opiera się o energooszczędność. Bardzo ważnym aspektem, na który powinniśmy zwrócić uwagę jest emisja odpadów. Wiele urządzeń elektronicznych emituje niebezpieczne związki chemiczne. Warto zastanowić się, jak je wyeliminować lub chociaż ograniczyć do minimum. Podpisując umowy z dostawcami sprzętu biurowego warto wypytać się o wszystkie kwestie związane z użytkowaniem sprzętu.
Dzięki dobrym decyzjom ograniczymy przede wszystkim koszty eksploatacji i zmniejszymy ilość toksycznych odpadów.
Sprzęt biurowy – niszczarka
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
W Polsce niszczarka wciąż nie jest zbyt popularnym urządzeniem. Zadajemy sobie właściwie pytanie: po co nam niszczarka? W Polsce nie zdajemy sobie sprawy z istnienia tzw. szpiegów przemysłowych. Osoby takie są zdolne nawet do grzebania po śmietnikach w celu znalezienia wartościowych informacji. Mowa tutaj oczywiście o większych korporacjach. Zagrożenie ze strony złodzieja przemysłowego jest bardzo niebezpieczne. Przekonały się o tym osoby opisane przez Kevina Mitnicka w książce „Sztuka podstępu”.
Warto zatem zadbać o niszczenie dokumentów z danymi. Jak wybrać niszczarkę? Przede wszystkim musimy wziąć pod uwagę jej wydajność. W zależności od wielkości naszego biura i liczby pracowników wybierzmy odpowiedni sprzęt. Jeżeli niszczymy dziennie kilkanaście kartek kupmy tańszy sprzęt. Jeżeli natomiast w krótkim czasie chcemy zniszczyć ogromną ilość dokumentów powinniśmy zaopatrzyć się w niszczarkę o możliwości ciągłej pracy. To co najbardziej powinno nas zainteresować to stopień utajnienia dokumentów. W zależności od rodzaju niszczonych kartek wybierzmy odpowiednie parametry poufności. Dla przykładu: w Pentagonie używane są niszczarki o szóstym stopniu utajnienia, cięcie paskowo – odcinkowe max. 1 x 5 mm.
Zakup artykułów biurowych
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Aranżując wygląd swojego biura mamy świadomość, że będzie to miało swoje konsekwencje przez kilka najbliższych lat. Meble biurowe i sprzęt elektroniczny bowiem zakupimy i na jakiś czas będziemy mogli o tym wszystkim zapomnieć i skupić się na realizowaniu zadań stricte związanych z naszą pracą. Jest jednak coś o czym musimy pamiętać zawsze i wszędzie i bez czego profesjonalne biuro nie będzie mogło właściwie i nieprzerwanie funkcjonować.
Mowa oczywiście o artykułach biurowych. Do artykułów biurowych zaliczamy nie tylko szeroko pojęte artykuły papiernicze i materiały piśmienne. Wraz z postępującym rozwojem technologicznym pojawiły się całkowicie nowe artykuły, które możemy zaliczyć w poczet biurowych. Mam tutaj przede wszystkim na myśli różnego rodzaju tusze oraz tonery do drukarek, ploterów czy urządzeń kserograficznych. Sprawa wydaje się dosyć prozaiczna, jednakże brak któregokolwiek z wyżej wymienionych artykułów spowoduje przerwy w pracy. Warto zatem pomyśleć o swoistym magazynie na wszystkie artykuły biurowe.
Rzut okiem na nowoczesne biuro
by admin on sty.17, 2010, under Biuro
Przejeżdżając głównymi ulicami większych polskich miast w oczy rzucają nam się ogromne szklane biurowce. Budynki te sprawiają wrażenie bardzo nowoczesnych i świetnie uatrakcyjniają wygląd metropolii. Zadajemy sobie pytanie, jak wygląda to wszystko „od środka”. Biura mające swoją lokalizację w tego typu wieżowcach muszą wyglądać stylowo i z klasą.
Biura nieco zmieniły swój wygląd na przestrzeni kilkunastu lat. Próżno szukać szaf pełnych stosu papierów, skoroszytów i segregatorów. W oczy rzucają się kilkunastocalowe monitory. Komputery zdominowały każdą dziedzinę życia. Pracownicy biur chętnie korzystają z ich możliwości.
Oczywiście dane w postaci zapisanych kartek papieru nie zniknęły z biurowego życia całkowicie. Mimo, że część archiwów jest przechowywanych w formie arkuszy tekstowych, kalkulacyjnych i baz danych, to komputery zostały wyposażone w drukarki właśnie w celu przelania tych danych na papier. Pracownicy mają zdecydowanie ułatwione zadanie i nie muszą bez przerwy przedzierać się pomiędzy piętrami biurowca, żeby dostarczyć materiały na miejsce przeznaczenia. Wystarczy, że wyślą e-maila.
